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Captio Blog: comment révolutionner les voyages d'affaires

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Fraudes aux notes de frais : un fléau pour les entreprises

Fraudes aux notes de frais : un fléau pour les entreprises

Posté par: Céline Breton | | Sur: Note de frais | 2 minutes de lecture

Gérée correctement, une note de frais peut permettre à la fois une amélioration de la gestion des dépenses pour l’entreprise, ainsi qu'un gain d’argent et de temps pour le salarié. Il s'agit également d'un bon moyen de limiter les dépenses.

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Nous avons lancé le mode « Absent du bureau » de Captio

Nous avons lancé le mode « Absent du bureau » de Captio

Posté par: Ros Mayo |

Notre solution pour reporter, valider et gérer les frais de déplacement continue de s’améliorer en incorporant de nouvelles fonctionnalités. À cette occasion, nous avons lancé un processus pour que toute personne puisse en désigner une autre comme remplaçante afin de valider des notes de frais. Ainsi, nous libérons de sa charge de travail la personne chargée de gérer votre configuration Captio.

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Comment bien se préparer à un contrôle de l'Urssaf ?

Comment bien se préparer à un contrôle de l'Urssaf ?

Posté par: Chloé Le Cornic | | Sur: Processus entreprise | 5 minutes de lecture

Le rôle de l’Urssaf : veiller à ce que les entreprises, les personnes morales et physiques tiennent correctement leurs comptes et s’assurer que les sociétés ne fraudent pas sur le montant de leurs cotisations. A cette fin, l’organisme réalise des contrôles inopinés. Aucune entreprise n’est à l’abri de recevoir une visite inattendue de l’Urssaf. Qui plus est, les agents de l’Etat exigent de la compagnie que celle-ci leur présente un certain nombre de justificatifs. Pour éviter les éventuels problèmes et redressements fiscaux, il s’avère essentiel de se préparer en bonne et due forme à un contrôle de l’organisme. Le but de cet exercice : minimiser le stress lié à ce contrôle, faciliter le travail des agents pour en terminer rapidement avec les vérifications liées à leurs missions. Aussi, un contrôle de l’Urssaf anticipé et bien préparé se transforme, rapidement, en simple formalité.

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Note de frais Excel : les inconvénients

Note de frais Excel : les inconvénients

Posté par: Céline Breton | | Sur: Note de frais | 3 minutes de lecture

Beaucoup d’entreprises utilisent un modèle de note de frais Excel ou un programme similaire de feuille de calcul pour gérer leurs notes de frais. A priori, cela semble être une bonne idée : c’est un logiciel économique, facile à utiliser et accessible. Mais qu’en est-il réellement ? Est-il vraiment pratique d’utiliser Excel pour gérer les notes de frais ? Voici toute la vérité sur ce type de feuille de calcul.

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Comment mettre en place les avances de frais ?

Comment mettre en place les avances de frais ?

Posté par: Chloé Le Cornic | | Sur: Note de frais | 5 minutes de lecture

L’avance de frais consiste à verser à un salarié une somme d’argent pour que celui-ci soit en mesure de régler les dépenses en lien avec sa mission professionnelle. A l’inverse du remboursement via note de frais, l’avance de frais se base sur une estimation, et non sur des factures. L’employé remplit une note de frais durant le premier mois d’embauche. Le montant de celle-ci est, ensuite, reversé les mois suivants. Il est également possible de dégager une moyenne des dépenses de l’année précédente.

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Comment présenter sa note de frais en tant qu'auto-entrepreneur ?

Comment présenter sa note de frais en tant qu'auto-entrepreneur ?

Posté par: Céline Breton | | Sur: Note de frais | 3 minutes de lecture

L'autoentrepreneur est un statut bien particulier qui est régi par des règles différentes de celles des entreprises « conventionnelles ». Ainsi, nombreux sont les prestataires, les artisans et les commerçants à se poser des questions quant à leurs droits et leurs devoirs, notamment en terme de remboursement de note de frais lors d'un statut auto-entrepreneur. C'est ainsi que Captio a aujourd'hui décidé de faire un zoom sur la note de frais de l'auto-entrepreneur.

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Faut-il opter pour la note de frais gratuite ou payante ?

Faut-il opter pour la note de frais gratuite ou payante ?

Posté par: Céline Breton | | Sur: Note de frais | 3 minutes de lecture

La note de frais est sujette à énormément de questions, notamment depuis que l'outil numérique permet de faire le travail en deux temps trois mouvements tout en proposant des fonctionnalités innovantes. En effet, les professionnels se demandent s'il vaut mieux opter pour un nouvel outil gratuitpayant ou s'il n'est pas tout aussi bien de continuer à travailler avec des versions papier. Quel est le meilleur choix à faire pour votre entreprise ? 

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Tout ce que vous devez savoir sur les note de frais

Tout ce que vous devez savoir sur les note de frais

Posté par: Céline Breton | | Sur: Note de frais | 3 minutes de lecture

Les entreprises peuvent autoriser des dépenses professionnelles à leurs salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Ces dépenses professionnelles devront être remboursées intégralement par l’employeur.

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La note de frais parfaite

La note de frais parfaite

Posté par: Céline Breton | | Sur: Note de frais | 7 minutes de lecture
 

La note de frais est l'un des documents les plus importants pour la justification des indemnités de tout genre, comme les frais de repas, les frais d’hôtel, les voyages d’affaires ou les déplacements des salariés. Il s’agit donc d’une pièce absolument clés dans le processus de gestion des frais, et il est fondamental d’améliorer son élaboration et son système de validation au sein des services administratifs de l’entreprise pour réussir à optimiser les coûts et faire des économies significatives.

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Comment ne pas oublier des données lors du traitement des notes de frais ?

Comment ne pas oublier des données lors du traitement des notes de frais ?

Posté par: Chloé Le Cornic | | Sur: Note de frais | 10 minutes de lecture

Rassembler les données liées aux notes de frais, les analyser, les traiter... Les fins de mois sont synonymes de contrariétés et de contretemps pour les services administratifs des entreprises. En effet, ces départements passent une partie de leur temps à rassembler les informations manquantes pour valider les notes de frais reçues et pour être en mesure de réaliser leur remboursement. À une époque où nous manquons constamment de temps pour mener à bien les tâches professionnelles qui incombent notre métier, passer des heures, voire même des jours, à chercher des données est source d'un stress important. Ce stress engendre, souvent, des oublis de la part des agents des services administratifs. Aussi, cette angoisse omniprésente est à l'origine d'erreurs de comptabilité importantes. Ces erreurs, aussi bénignes qu'elles puissent paraître, génèrent des pertes d'argent et engendrent des conflits liés au remboursement avec les salariés. Heureusement, il existe, à notre époque, des solutions efficaces et innovantes pour réduire à néant ces désagréments.

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