Les projets de Business Intelligence répondent toujours au même objectif de base : doter l'entreprise des moyens nécessaires pour qu'elle puisse prendre les décisions stratégiques et opérationnelles les plus adéquates en utilisant comme base l'analyse de données.
La mission principale de tout projet de BI est que toute personne ayant des responsabilités ou le pouvoir décisionnaire dans une entreprise dispose d'informations adéquates, précises, pertinentes et, en somme, transformées en un instrument valable et utile comme base, renfort ou argument dans la prise de décisions importantes pour l'organisation.
La garantie la plus importante qu’un projet de BI soit utile et réellement fonctionnel est de le structurer en plusieurs étapes bien définies, chacune d'entre elles avec des objectifs spécifiques et une procédure propre.
Étape 1. Définition des objectifs et besoins d’un projet de Business Intelligence
L'étape initiale d'un projet de BI consiste à réaliser une analyse des besoins aussi bien actuels que futurs de l'organisation. Une fois ces besoins cernés, il convient de définir des objectifs et des outils spécifiques tournés vers leur solution et satisfaction.
Il s'agit là d'une phase essentielle du processus et elle se caractérise par la précision, car, outre la définition des besoins et objectifs, il faut déterminer quelles décisions concrètes doivent être prises, quel type d'informations est nécessaire et sur quelles variables l'analyse se basera-t-elle.
Étape 2. Choix de la méthodologie de Business Intelligence et des outils à utiliser
Toujours en fonction des objectifs et besoins du projet, il faut ensuite choisir la méthodologie concrète et les outils de BI à utiliser, ce qui implique aussi la formation et mise en place des équipes de travail.
Les objectifs du projet de Business Intelligence sont ceux qui marqueront si la méthodologie et les instruments utilisés doivent être tournés par exemple vers la détection d'erreurs, la représentation de flux de travail ou peut-être la génération de nouvelles idées.
Étape 3. Mise en place du programme de travail de Business Intelligence
Il convient de définir, de manière détaillée, précise et claire, toutes les actions à réaliser, ainsi que l’infrastructure et les ressources nécessaires pour englober la méthodologie d'analyse de données choisie ainsi que les délais d'exécution du projet de Business Intelligence.
Étape 4. Actions de présentation du projet de BI
L'étape suivante consiste à élaborer et présenter des rapports, reports, tableaux de bord, diagrammes de flux et infographies, de façon très visuelle, claire et schématique, afin de faciliter le travail des professionnels chargés de prendre des décisions.
Cette étape est tellement importante que, dans certains cas, elle n'est pas appréciée à sa juste valeur. Ceci entraîne, très souvent, qu'un processus de BI très bien exécuté finisse par perdre beaucoup de sens à cause d'une mauvaise présentation. Cette tâche devrait être effectuée par des experts en design.
Étape 5. Exécution du système, formation et de support
L'exécution d'un processus de Business Intelligence ne sera utile que si les informations, correctement analysées, arrivent aux personnes ayant la capacité de décider dans le support et avec les outils adéquats. Ces organes décisionnaires pourront tirer profit au maximum de tout le processus si elles reçoivent au préalable la formation et le support technique appropriés, que ce soit au sujet des outils ou des techniques d'interprétation correcte des données.
