Écologique, pratique, source de gain de temps... La dématérialisation de documents est une pratique pour laquelle les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter. De la même manière que le stockage de documents physiques, il est nécessaire de mettre en place une solution de gestion électronique pour retrouver facilement les différents fichiers et les modifier si besoin est.
Comme toute pratique, la dématérialisation de documents a des avantages, mais aussi des inconvénients. Quels sont-ils ? Focus.
Dématérialisation de documents : zoom sur les avantages
Le premier avantage de la dématérialisation : le gain de place qu'elle permet. En effet, terminé les nombreux mètres carrés dédiés et perdus à cause du stockage massif et nécessaire de ses documents. Désormais, les milliers de pages de contrats, de factures et d'opérations comptables se retrouvent archivées sur une clé USB, un disque dur ou un CD.
Aussi, la dématérialisation permet de retrouver ses documents bien plus rapidement et facilement qu'en temps normal. Ce gain de temps représente, de fait, un gain d'argent et une amélioration de la productivité.
Qui plus est, ces documents deviennent accessibles et modifiables à distance. Inutile d'être sur place pour consulter des informations ou pour réaliser des impressions.
Autres avantages de la dématérialisation : les aspects écologiques et financiers. Le papier utilisé par l'entreprise est grandement réduit, ce qui représente des économies considérables. Opter pour la dématérialisation, c'est aussi un moyen d’œuvrer en faveur de la planète.
Dématérialisation de documents : zoom sur les inconvénients
Toutes les entreprises n'ont pas encore franchi le pas de la dématérialisation. D'autres, peinent à le faire. Et cela, pour plusieurs raisons.
Certaines firmes disposent de données particulièrement sensibles. La sécurité des informations dont elles disposent peut se révéler être impératif à leur pérennité. C'est pourquoi certaines compagnies préfèrent conserver le format papier et ne prendre aucun risque en termes de piratage.
Toutefois, il faut savoir que cette menace peut être fortement réduite grâce des logiciels de protection et à la mise en place d'un système d'archivage électronique qui limite, en fonction de la personne derrière le clavier, les suppressions et modifications.
La dématérialisation représente également un investissement. Les données ne cessent d'augmenter. Le matériel informatique se doit, ainsi, d'être de plus en plus performant pour assurer le stockage de toutes les informations.
La transition numérique est une opération qui présente bien plus d'avantages que d'inconvénients. Toutefois, il est nécessaire de réfléchir cette transition en amont, de s'entourer des bons acteurs pour mettre sur pied un système de dématérialisation efficient qui répond aux besoins et aux contraintes de l'entreprise.
