Selon une récente étude, entre 30 et 40 % des frais de déplacements professionnels des entreprises ne sont ni gérés, ni planifiés. Ce sondage, réalisé par l'Observatoire Avexia et présenté en mars de cette année, fait apparaître 5 points relatifs aux déplacements professionnels sur lesquels les entreprises peuvent travailler pour optimiser les coûts.
Les frais liés aux déplacements par voie routière, c'est-à-dire les indemnités kilométriques, les taxis et les frais de stationnement sont les principaux frais liés à ce type de voyages. D'après cette étude, ils sont en moyenne de 28 %, mais ils peuvent atteindre 50 % dans de nombreuses PME. Une des suggestions pour réduire les frais dans ce domaine est de négocier les tarifs avec les sociétés de taxis et les parkings, ou encore de prendre des abonnements, ou de centraliser les paiements.
Les assurances sont un autre type de frais qui ne bénéficient pas d'une gestion efficace. Selon Avexia, elles représentent entre 1 et 4 % des frais de voyages, suivant la destination. Une bonne analyse des couvertures dont dispose l'entreprise, avec l'identification des carences ou des doublons, peut représenter une avancée importante permettant d'intégrer ces données à la politique de voyages de l'entreprise, tout en facilitant sa gestion grâce à l'amélioration de la communication interne.
Les frais secondaires liés à des déplacements aériens se sont multipliés ces dernières années. Il s'agit là de frais supplémentaires, comme le paiement d'un accès à internet pendant le vol, la facturation d'une valise supplémentaire ou d'un excédent de bagages. On peut par exemple réduire ces coûts en les intégrant à la politique de voyages de l'entreprise et en sensibilisant les voyageurs au respect de celle-ci, ou encore en recourant aux abonnements annuels proposés par certaines compagnies pour leurs services supplémentaires.
L'hébergement est une autre grande dépense pour les entreprises dont les employés sont amenés à se déplacer. Il peut atteindre de 20 à 40 % du budget. Une bonne pratique consiste à centraliser les réservations, à utiliser des moyens de paiement propres à la société, voire même à négocier les tarifs avec les chaînes d'hôtels les plus utilisées.
Enfin, les indemnités d'entretien, c'est à dire les restaurants, seul ou avec un client, représentent entre 2,5 et 10 % des dépenses. Une pratique permettant de réduire ces coûts est par exemple l'utilisation de plateformes de réservation centralisées qui permettent de valider et de contrôler ces frais avant qu'ils ne se produisent.