Comme tout document administratif, la note de frais est l'objet de nombreuses erreurs. Et en cas de contrôle, ces erreurs peuvent vous coûter très cher.
Les irrégularités des notes de frais sont souvent des « maladresses » volontaires. Avec un peu de vigilance, il vous sera facile de les éviter... mais encore faut-il savoir où diriger votre attention !
Alors, quelles sont les erreurs de notes de frais les plus courantes ? Focus.
Les erreurs de note de frais volontaires... et involontaires
Comme nous le disions plus tôt : une grande partie des notes de frais erronées naissent d'une volonté, plus ou moins frauduleuse, d'arranger un collaborateur de l'entreprise. Cependant, et heureusement d'ailleurs, certaines erreurs sont faites par inadvertance.
1. La justification de note de frais insuffisante
Toute note de frais doit être dûment justifiée. Titre de transport, détail du repas, facture d'hôtel... C'est à cette principale condition que le salarié pourra demander un remboursement des frais engagés.
Un de vos salariés a perdu un justificatif ? Impossible pour votre entreprise de "lui faire une fleur" sans courir de risques. En cas de contrôle, les conséquences seront lourdes : l'Urssaf peut engager une procédure de redressement qui coûtera très cher à votre société.
2. Attention aux exonérations de charges sociales
Les remboursements liés aux notes de frais des salariés sont partiellement exonérés de charges sociales. Le terme important dans la phrase précédente est, bien évidemment, « partiellement ». Car, oui, certaines sociétés « omettent » de payer les charges associées à ces remboursements. Même chose : en cas de contrôle, cette « erreur » peut avoir de fâcheuses conséquences. Les organismes de contrôle sont particulièrement attentifs à ce type de gaucherie.
3. Remboursement des frais « au forfait » ou « au réel »
Pour éviter les foudres de l'Urssaf, il est important de connaître la règle en matière de remboursement des notes de frais « au forfait » et/ou « au réel ». En tant que gérant, vous êtes est libre de rembourser vos salariés selon le système qui vous arrange le plus. Toutefois, la réglementation diffère lorsque le responsable se fait rembourser ses propres frais. En effet, la formule « forfaitaire » n'est pas possible. Seul un remboursement « au réel » est envisageable.
4. L'importance de ne rembourser que les frais réels
Les responsables généreux doivent faire attention à ne pas gonfler les notes de frais de leurs salariés. Même si le geste est fait de bon cœur, il faut savoir que l'administration, elle, ne fait pas de cadeau. En effet, si votre geste est découvert, le montant de celui-ci peut être considéré comme « avantage en nature ». Il faudra, en conséquence, payer des cotisations supplémentaires...
