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Les meilleures pratiques de la gestion de la trésorerie et des notes de frais

Note de frais timer 7 min.
Chloé Le Cornic

La bonne tenue de la trésorerie d'une société est un enjeu des plus importants. En effet, c'est sur elle que repose la pérennité de la société et, à moyen et long terme, le développement de la structure. La gestion des notes de frais est intimement liée à la bonne tenue de la trésorerie d'une firme. Une bonne administration de ces deux éléments permet d'augmenter la marge de l'entreprise, facilite les décisions stratégiques et donne à la société les moyens financiers nécessaires pour récompenser ses salariés si tel est son souhait.

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Il est important de noter qu'une mauvaise gestion de la trésorerie et des notes de frais amène les dirigeants d'une société à devoir prendre des décisions rapidement, souvent trop rapidement. Cette précipitation entraîne l'allocation de ressources dans l'urgence et peut, au fil du temps, impacter de manière conséquente la santé financière de l'organisme.

Une gestion efficiente de sa trésorerie et de ses notes de frais ne se devine pas. Cela s'apprend. Tous nos conseils dans ce nouvel article.

Les meilleures pratiques de la gestion de la trésorerie et des notes de frais

La gestion de la trésorerie, une priorité pour l'entreprise

Sans une trésorerie en bonne santé, impossible de relever les défis auxquels sont confrontées les entreprises d'aujourd'hui. Impossible, également, de prévoir précisément des investissements futurs en vue de développer les différents départements de la firme ou encore de mettre sur pied des nouveaux projets. Apprendre à gérer sa trésorerie en bonne et due forme, c'est s'assurer d'être compétitif et de faire perdurer sa société.

 

Comment mieux gérer la trésorerie ?

  • Avant tout, il est nécessaire d'être méthodique et organisé. Si cela peut paraître évident de premier abord, il faut savoir que les entreprises sont encore nombreuses à ne pas mettre de procédure cadrée en place en vue donner à leurs collaborateurs les lignes directrices et les règles requises à la gestion efficace de la trésorerie de la compagnie.
  • Se baser sur des indicateurs de performance (encore appelés KPIs) permet de connaître la situation de la trésorerie en temps réel. Ce sont des précieux outils qui aident grandement dans la prise de décision. Ils permettent, également, de reprendre les choses en main rapidement si besoin est. Ces indicateurs peuvent venir mesurer l'audience du site internet de l'entreprise, l'évolution des ventes, la performance du service client... Quoi qu'il en soit, il est nécessaire de choisir et de déterminer avec soin les indicateurs de performance d'une société en fonction de ses différentes activités.
  • Définir 5 chiffres clés vous permettront de prendre connaissance de la santé de la trésorerie de l'entreprise rapidement et de manière concrète. Il est recommandé de paramétrer des seuils d'alerte. Si les chiffres passent en dessous des seuils, les dirigeants en sont, de suite, informés. Ce qui leur permet de prendre des décisions avant que la situation devienne impossible à gérer / à reprendre en main.
  • Les évolutions de la société doivent se traduire sous forme de chiffres. Il est essentiel de créer des tableaux pour être en mesure d'évaluer les évolutions de la firme de façon simple et claire et pour faire aisément part de la situation aux différents partenaires.
  • Une bonne gestion de la trésorerie d'une entreprise passe par une facilité à accéder aux informations nécessaires. Les décideurs doivent pouvoir prendre aisément connaissance des données et des chiffres liés à la santé financière de la société. Des logiciels à cet effet existent et les sociétés sont de plus en plus nombreuses à s'en équiper.

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Gérer les clients

Qui dit « clients » dit « paiements ». Et c'est, bien souvent, là que les choses se compliquent. Si de nombreux clients payent en temps et en heure, d'autres, par simple oubli ou par soucis de trésorerie ne payent pas, ou pas à date d'échéance. Trois conseils pour minimiser les retards :

  • Il est recommandé de verser les commissions à ses commerciaux au moment de la facturation et non pas à l'encaissement.
  • Aussi, pensez à suivre les encours clients de chaque commercial, et cela, chaque semaine. Cela permet de relancer au bon moment et de ne pas laisser une dette traîner.
  • Il est du devoir du service comptabilité de relancer, régulièrement et sans tarder, les clients qui sont en défaut de paiement.

 

Gérer les fournisseurs et les dépenses professionnelles

Nous évoquions, plus haut, l'importance d'être méthodique et organisé. Cette règle s'applique à toutes les taches liées, de près ou de loin, à la trésorerie de la société.

Il est essentiel d'enregistrer les commandes émises dès leur émission pour garder la trésorerie à jour et connaître les dépenses en cours. Aussi, il est avisé de régler les factures fournisseurs à leur réception, et ceci, pour ne pas avoir à débourser plusieurs sommes importantes en une seule fois. Il est question d'équilibre.

La gestion des fournisseurs et des dépenses professionnelles passe par la mise en place d'une procédure stricte de demande de dépense. Une demande de dépense à réaliser avant chaque commande. Le but : s'assurer qu'elle respecte les règles suivantes :

  • La mise en concurrence. Une entreprise doit viser les fournisseurs qui proposent les meilleures offres en fonction de ses besoins.
  • Le choix des quantités. Celles-ci ne doivent pas dépasser les besoins de la société.
  • Les modalités de paiement. Une compagnie a, bien souvent, le choix entre plusieurs modalités, notamment lorsqu'elle commande en grande quantité. Ce choix est un choix important qui se doit d'entrer dans la stratégie de l’entreprise.

Aussi, les dépenses de personnel sont importantes et doivent être prises en compte. Dans ce cadre, il est nécessaire de :

  • Recenser les salaires fixes et variables de ses collaborateurs.
  • Considérer les paiements occasionnels (bonus trimestriels, annuels, charges...)
  • Répertorier les situations exceptionnelles et, bien souvent, onéreuses (les ruptures conventionnelles par exemple).

Gestion de la trésorerie et notes de frais

Gestion de la trésorerie et notes de frais

 

La note de frais, un cas spécifique et complexe à gérer

Les notes de frais des collaborateurs doivent faire l'objet d'une attention toute particulière. En effet, ce sont là des dépenses réalisées par les salariés eux-mêmes. Des dépenses qui ne peuvent, en aucun cas, être anticipées ou préalablement enregistrées par le département comptabilité. Il s'agit de dépenses imprévues sur lesquelles les dirigeants n'ont pas un contrôle absolu.

Aussi, il est important de prendre en compte que les notes de frais peuvent arriver entre les mains du service comptable avec du retard. Elles peuvent, également, présenter des montants bien plus élevés que prévu. Cela arrive fréquemment lorsque les collaborateurs se rendent en voyage d'affaires, dans des salons professionnels ou autre. Ces frais non-anticipés impactent, ici encore, la trésorerie de l'entreprise.

C'est pourquoi il est nécessaire d'imposer des règles à ses collaborateurs. Le but : maîtriser au mieux ces dépenses grâce à la mise en place de règles visant à optimiser la gestion de notes de frais.

À noter que :

  • Un commercial prend nécessairement du retard dans l'établissement de ses notes de frais. Son train de vie chargé étant à l'origine de ces retards.
  • Certains justificatifs peuvent être perdus ou oubliés par les collaborateurs qui peuvent, tout de même, réclamer le remboursement des frais engagés par leurs soins.

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Des solutions pour gérer efficacement ses notes de frais

Le moyen des plus efficaces pour s'assurer de la bonne gestion des notes de frais de ses collaborateurs consiste à délivrer une carte d'entreprise personnelle à ses employés. Les dirigeants peuvent, ainsi, prendre connaissance des dépenses en temps réel et anticiper rapidement.

La carte bancaire professionnelle dispose de nombreux avantages. En effet, l'entreprise peut choisir la date de débit des dépenses réalisées. Elle peut inclure des assurances et des garanties pour couvrir ses collaborateurs en cas de déplacements dans des pays à risques. Notez, également, que le suivi comptable s'en retrouve facilité grâce à un état statistique annuel.

Les services clients des cartes professionnelles sont, de manière générale, disponibles 24h/24.

Finalement, elles permettent d'accéder aux salons privés d'aéroports partout à travers le globe.

À la différence des cartes bancaires classiques, les cartes bancaires professionnelles offrent de nombreux services supplémentaires. Elles peuvent être paramétrées en fonction des besoins et des limites fixées par l'entreprise. Finalement, elles se révèlent être un très bon moyen pour couvrir la société et les collaborateurs d'un large panel de problèmes.


Ce qu'il faut retenir :

  • Une bonne gestion de sa trésorerie requiert de la méthode, de l'organisation et la création de procédures que les différents départements de la firme se doivent de respecter.
  • Il est essentiel de se baser sur des tableaux et des chiffres pour suivre de près l'évolution des comptes et être en mesure de prendre les bonnes décisions rapidement.
  • Il faut minimiser les retards de paiement client grâce à un suivi régulier et optimiser les dépenses fournisseurs grâce à des procédures strictes et cadrées.
  • Les notes de frais doivent faire l'objet d'un contrôle maximal. La carte bancaire professionnelle s'avère être la meilleure des solutions pour maîtriser au mieux les dépenses imprévues des salariés.
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