Il arrive malheureusement que les politiques de voyages ne déterminent pas assez clairement les situations à résoudre. Elles peuvent être ambiguës, voire contradictoires avec d’autres politiques et codes de la même entreprise, ce qui peut déboucher sur des cas de fraude interne. En cas de manque d’harmonie entre différents protocoles, il faudrait toujours savoir lequel l’emporte, mais ce n’est pas toujours le cas.Lorsqu’on fait une analyse de frais, il faut toujours se référer au document de base, la politique de voyages, sensé prévaloir en cas de contradictions avec d’autres politiques.
Pourtant, il y a des exceptions. Il arrive qu’une dépense, pouvant être considérée comme fraude à la base, s’avère, une fois vérifiée et analysée, être recevable.
En voici un exemple :
Les indemnités journalières de repas autorisées par la politique de dépenses d’une entreprise ne sont stipulées que pour une consommation à l’intérieur de la France. Mais il peut arriver q’un employé se rende dans un pays étranger, où le niveau de vie et donc les prix sont beaucoup plus élevés. Lorsqu’il rapporte des factures élevées, le logiciel les interprète automatiquement comme une fraude.
Au moment de vérifier la note, l’auditeur verra que cette dépense dépasse largement les limites fixées par la politique de voyages, et il la considèrera donc comme une fraude. Mais par la suite, en vérifiant les tarifs en vigueur dans le pays où l’employé a voyagé, il réalisera que le dépassement de dépense est pleinement justifié, puisque si le voyageur s’en était tenu aux limites fixées par l’entreprise, celles se référant à la France, il n’aurait pas pu s’alimenter durant son séjour.
Même s’il s’agit d’un dépassement de dépense justifié, l’employé doit stipuler sur la note de frais qu’il est conscient d’avoir depassé les limites mais qu’il s’agit d’une exception.
Cet exemple montre bien qu' une vérification des notes est parfois nécessaire pour qu’une exception, en toute justice, ne passe pas pour une fraude.
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Elle a plus de dix ans d’expérience comme contrôleuse dans le secteur de la technologie médicale et collabore régulièrement au Forum Business Travel.
