Les frais de déplacement intègrent tous les facteurs en relation aux déplacements : coût effectifs du service dans le cas de transports tel que taxi, transport publique, train ou avion, et coût de consommation et maintenance dans le cas d’un véhicule propriété de l’employé. Ce dernier cas est ce que l’on appelle l’indemnité kilométrique.
Dans le cas de déplacement à longue distance, les frais d’avion, train ou autres doivent être indemnisés par l’entreprise. De toute façon la plupart sont des déplacements professionnels de proximité géographique, normalement réalisés par route, avec la voiture personnelle de l’employé ou bien avec un véhicule de fonction.
La voiture de fonction est une option très intéressante. Selon les kilomètres à faire et le nombre de déplacement, la location à long terme d’un véhicule peut être rentable. De plus, cette option permet un contrôle plus rapproché des frais associés. En fait, comme la voiture de fonction doit être utilisée exclusivement pour des tâches professionnelles, n’importe quelle dépense est considérée comme un frais professionnel.
Réparation du véhicule, faire le plein, les assurances… L’entreprise doit se charger de tout. C’est une bonne façon de simplifier le rapport des frais de déplacement, mais il y à quand même de sérieux inconvénients – mis à part l’investissement initial – comme contrôler que la voiture soit utilisée correctement et restreinte à des taches professionnelles. Souvent, ces voitures sont réservées aux employés de confiance.
Quand il s’agit du véhicule particulier de l’employé d’autres options s’offrent à lui pour le remboursement des frais kilométriques :
- Une indemnité kilométrique forfaitaire déterminée sur la base des frais effectivement encourus, spécifique à chaque véhicule.
- Indemnité d’un montant forfaitaire standard par kilomètre parcouru, selon le barème officiel qui tien en compte la puissance administrative et les kilomètres parcourus par an.
Ces indemnités prennent en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, le carburent, les dépenses de pneumatiques, ou les primes d’assurances. Les autres frais tels que péages ou parking ne sont pas inclus dans le calcul de cette indemnité.
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