Événement d'entreprise : comment définir le budget ? 

1 – Mettez un individu en charge des dépenses. Lors d'un événement d'entreprise, nombreuses sont les personnes à intervenir. Les achats à effectuer sont multiples. Pour s'assurer, par exemple, que les coûts relatifs au lieu de réception ne viennent pas manger sur l'argent alloué au buffet, il est impératif de confier le contrôle du/des budget(s) à une seule et unique personne.

3 – Choisissez un lieu de réception en fonction de la taille de votre budget. Plus votre salle sera grande, luxueuse et difficile à aménager, plus celle-ci coûtera de l'argent. Le temps accordé à l'installation du matériel dépend du nombre de mètres carrés à agencer. Les petits budgets devraient tenir particulièrement rigueur de cet aspect !

4 – N'oubliez pas la SACEM reunion. Oui, durant tout événement digne de ce nom, de la musique est généralement diffusée. Si vous souhaitez faire danser vos convives ou encore louer les services d'un groupe, il faudra penser à réserver une partie de votre budget pour régler les frais liés aux droits d'auteur.

5 – À qui s'adresse votre événement ? Aux collaborateurs de votre entreprise ? À vos fournisseurs ? À de nouvelles recrues potentielles ?

Quel que soit votre cas, il vous faudra communiquer un minimum sur votre événement pour tenir vos invités au courant de son déroulement. Même si la préparation des invitations, des affiches, etc... Se fait en interne, la communication a tout de même un coût. Pensez à l'inclure dans votre budget.

6 – Souscrivez à une assurance en cas de pépin. Le maximum d'éventuels dommages matériels doit être couvert par une assurance au cas où un incident aurait lieu. Il y a toujours des imprévus lors d'un événement, quelle que soit sa taille. Pour éviter d'avoir à débourser des mille et des cents, rapprochez-vous de votre assureur pour voir ce qu'il peut vous proposer. Il vaut mieux prévenir que guérir !