Est considérée comme fraude dans les déclarations de frais de représentations, toute irrégularité dans leur élaboration commise volontairement par l'employé et affectant l'entreprise.
Le non-respect de la politique de voyages de l’entreprise, du code de conduite de la compagnie ou toute infraction impliquant une irrégularité économique et un manquement à la politique de dépenses est considéré comme un acte frauduleux.
Quelle qu’en soit la raison, il entraîne un conflit entre l’entreprise et le travailleur. Il est très important de trouver la solution la plus adéquate, efficace et rapide, pour détecter ces irrégularités. Ainsi, le conflit peut être résolu au stade embryonnaire et on évite que le problème ne s’aggrave avec le temps, ce qui rendrait sa résolution difficile.
Par ailleurs, il est important de savoir distinguer la fraude réelle et l’exception de dépenses. Cette dernière peut certes au départ être interprétée comme fraude, mais ce n’est qu’une dépense atypique qui, justifiée et traitée en bonne et due forme, n’est plus considérée comme une irrégularité.
Détecter une fraude et agir en conséquence
L’une des préoccupations des entreprises est de détecter les situations frauduleuses et de savoir comment y réagir. Une fraude peut entraîner des situations de tension, compliquées, entre l’employé en faute et la compagnie.
L’une des personnes clés pour détecter les fraudes est le contrôleur de dépenses ou vérificateur. C’est de lui (ou d’elle), que dépend la détection des irrégularités sur les notes de frais. Il doit analyser et vérifier minutieusement que tous les frais soient justifiés et coïncident avec les reçus remis par les travailleurs. Malgré tout, la vérification des frais étant une procédure fastidieuse, certaines irrégularités difficiles à détecter passent à la trappe.
La meilleure solution est donc, pour les entreprises et pour les contrôleurs de dépenses, d’automatiser la procédure avec un logiciel antifraude. Il ne faut pas voir ce type de logiciel comme un substitut du contrôleur mais comme un outil qui complète et facilite son travail, grâce aux avantages suivants :
- Automatisation d’une partie de la procédure, rendant la tâche plus rapide et souple.
- Ces outils facilitent le travail du vérificateur car, adaptés aux politiques de dépenses de l’entreprise et à leurs paramètres, ils détectent tout seuls les cas frauduleux.
- Ils facilitent la communication et la synchronisation entre les personnes concernées par la procédure car ils les informent de manière automatique et adaptée.
Le rôle du contrôleur de dépenses ou vérificateur est essentiel dans la détection de fraude. C’est de lui que dépend la détection des irrégularités sur les notes de frais
Résoudre une situation frauduleuse
L’un des objectifs que toute compagnie doit se fixer est de chercher une solution et d’éviter les situations frauduleuses au sein du personnel.
Une fois l’acte frauduleux détecté et pour résoudre le problème le plus vite possible, il y a quatre étapes à suivre : communiquer au travailleur la fraude qu’il a commise et, selon sa gravité, en informer les supérieurs ; démontrer le pourquoi de la fraude au travailleur et/ou aux supérieurs ; ajuster la note de frais et enfin rédiger un rapport écrit rendant compte des faits.
