Les auditeurs de notes de frais sont, eux aussi, contrôlés pour s’assurer non seulement qu’ils supervisent et vérifient toutes les notes de frais mais aussi qu’ils respectent l’ensemble des paramètres et prémisses des différentes politiques de l’entreprise.
Ce système permet de réaliser un contrôle exhaustif des frais et aide à réduire la fraude interne.
Il est assez fréquent que le travail des réviseurs ou auditeurs de notes de frais soit supervisé par un autre auditeur.
Ce deuxième niveau de supervision a pour but de contrôler :
- Si l’auditeur est bien en train de vérifier chacun des frais reportés sur les différentes notes.
- S’il compare ces informations aux factures et tickets présentés.
- Si les factures et tickets d’achat remplissent tous les critères nécessaires pour être considérés valables.
- Si le contrôleur prend en compte les différentes politiques et conditions de la compagnie: voyages, codes de conduite, politiques d’invitations, de sponsors, etc.
Voilà pourquoi les fraudes qu’ils ont détectées doivent toujours être retranscrites dans un rapport contenant les informations suivantes :
Service de rédaction
- Nom du contrevenant
- Date de l’infraction
- Fréquence et répétition de l’infraction
- Numéro et position de la de note de frais
- Montant de la fraude
- Concept de la fraude
- Méthode employée pour informer le contrevenant
- Nom du supérieur directeur à qui communiquer l’infraction.
- Comment la fraude a été solutionnée
L’auditeur doit veiller lui-même à l’actualisation de tous les rapports et de la documentation et les mettre à disposition de tous les départements qui les sollicitent.
Il est donc essentiel pour lui d’utiliser un système d’archivage de documents correct et pratique, comme par exemple un circuit de numérisation et un stockage cloud ultérieur. Ainsi, la documentation requise pourra toujours être localisée et mise à disposition directe de toute personne en ayant besoin.
