La note de frais est le document indispensable de tous les départements commerciaux ou de comptabilité des entreprises : il permet, notamment, aux salariés, de mener à bien les missions, externes à la firme, sans avoir à se soucier des dépenses engendrées. Les collaborateurs peuvent, ainsi, se concentrer pleinement sur leurs objectifs et sur leur productivité.
Si la note de frais semble simple à gérer de premier abord, il faut savoir qu'elle peut être source de problèmes, notamment si les remboursements ne sont pas réalisés en temps et en heure. En effet, un salarié en attente d’un remboursement est moins rentable. Ceci est dû à une baisse de motivation, combinée à un manque de confiance en la société pour laquelle il travaille. Dans les cas de figure les plus graves, un retard de remboursement trop important peut être à l'origine de situations litigieuses, plus ou moins sérieuses. C'est pourquoi il est indispensable à toutes entreprises, de posséder les connaissances nécessaires pour optimiser la gestion de ses notes de frais.
Qu’est ce qu’une note de frais ?
Avant d'apprendre à maîtriser et à optimiser la gestion des notes de frais, il est essentiel d'en posséder une définition claire. Alors, de quoi s'agit-il ?
- Définition d’une note de frais : il s’agit d’un document individuel sur lequel les collaborateurs listent les dépenses engendrées par leur activité professionnelle au cours du mois passé. La majeure partie des travailleurs rapporte, au service comptabilité, les frais occasionnés tous les 30 jours. Les sommes concernées par la note de frais doivent, obligatoirement, être remboursées au salarié.
- Autre élément important : la note de frais a pour obligation d'être accompagnée des justificatifs liés. Que cela soit en rapport avec la location d'une chambre d'hôtel, un repas, le rachat d'équipement, un billet d'avion... Les dépenses de l'employé doivent être dûment légitimées. En cas de contrôle fiscal, l'URSSAF peut demander à l'entreprise fournir les justificatifs. Si cette dernière est dans l'impossibilité de le faire, elle risque un redressement.
Note de frais : les erreurs à éviter
Une mauvaise gestion de ces notes de frais est source de dépenses superflues ; des dépenses qui peuvent être régulées et supprimées si la firme remet son système de fonctionnement en question. Aussi, il faut être prêt à réaliser certains changements, de façon à optimiser le temps d'exécution des tâches de gestion. Toutefois, ces modifications ne doivent pas impacter le bien-être de ses collaborateurs. Le fonctionnement doit être amélioré sans impacter négativement les différents acteurs. Alors, comment faire ?
Salarié : des notes à présenter sans tarder
L'erreur la plus commune concerne les délais de remise des notes de frais au service comptabilité, de la même manière que la délivrance des justificatifs. En effet, nombreuses sont les entreprises qui n'imposent pas de date à leurs salariés. Les collaborateurs remettent, en conséquence, leurs notes de frais entre les mains du service concerné, à des dates différentes, pour ne pas dire tardives. La répercussion : ces derniers ne perçoivent pas leur remboursement en temps et heure. Ce qui est, souvent, source de conflits entre les départements. Alors, comment résoudre simplement et efficacement ce problème ?
L'employeur peut, dans un premier temps, suggérer un délai de présentation des notes de frais, mais aussi des justificatifs liés. En effet, les uns ne vont pas sans les autres. Qui plus est, les justificatifs sont indispensables en cas de contrôle fiscal. Finalement, être trop flexible sur le délai de remise des justificatifs engendre un risque de ne jamais entrer en leur possession. Que cela soit par oubli, par perte de document, etc.
Si une simple suggestion ne suffit pas à optimiser les tâches de gestion des notes de frais, il faut savoir que le dirigeant a la possibilité d'imposer un délai. Si tel est le choix réalisé par le chef d'entreprise, ce dernier aura tout intérêt à expliquer aux différents services le but et les objectifs de cette nouvelle règle. Les acteurs doivent comprendre que la nouvelle réglementation est mise en place dans l'intérêt de tous, tant dans celui de la compagnie que dans celle des collaborateurs. Les chances de réussir la transition ne seront qu'accentuées par une communication explicite et efficace.
Gardez en tête qu’une amélioration de l'acheminement des notes de frais est un réel investissement de temps, et donc, d‘argent. Ainsi, il est dans l'intérêt de l’entreprise d'opérer aux changements nécessaires consciencieusement.
Bon à savoir : la note de frais demeure remboursable au salarié, et cela, même si les justificatifs ne sont pas remis dans les délais impartis. Une raison suffisante de sensibiliser les collaborateurs aux besoins de l’entreprise en terme de comptabilité des notes de frais.
Traquer les dépenses inutiles
En ce contexte de crise qui touche tous les secteurs d’activité confondus, il s'avère primordial de traquer les dépenses inutiles et superflues. Cela passe par une analyse rigoureuse des différentes sources de frais. Ces gaspillages financiers se traduisent de deux manières :
- Les abus des salariés : hôtels à plusieurs étoiles, repas gastronomiques, vols en première classe... Oui, certains employés ne minimisent pas leurs dépenses. Aussi, certains collaborateurs, notamment celles et ceux présents dans l'entreprise depuis longue date, ont bien du mal à changer leurs habitudes et à ajuster leur train de vie professionnel à la crise économique. Garder un œil sur ces notes de frais est un moyen efficace pour mettre le doigt sur les abus. Une réunion de sensibilisation suffit, dans la majeure partie des cas, à amener les salariés concernés à revoir leurs dépenses à la baisse. Dans le cas inverse, l'employeur peut sanctionner le travailleur par un avertissement.
- Quand l'URSSAF garde un œil sur les dépenses des entreprises : l'URSSAF est, également, en mesure de sanctionner les firmes dont les notes de frais et les dépenses sont estimées comme exagérées. Une raison suffisante de contrôler les abus.
Penser à définir une politique de remboursement avec ses salariés
La définition d'une politique de remboursement est un processus indispensable dans une entreprise. En effet, celle-ci permet d'homogénéiser et d'optimiser le mode de fonctionnement. Toutefois, il est fortement recommandé de la définir en collaboration avec ses salariés. Ces derniers respecteront plus aisément la politique s'ils se sentent partie prenante de son élaboration !
Bien communiquer auprès de ses salariés
Une politique de remboursement efficiente doit être simple et claire à appliquer. Une fois les règles définies et établies, il est conseillé de les mettre sur papier et de les communiquer aux acteurs de l'entreprise. Ces derniers ont ainsi la possibilité de se référer à leur document le moment venu et de s'imprégner des nouvelles règles en bonne et due forme. Il est également envisageable d'organiser une réunion à cet effet, dans le but d'expliquer les changements à venir, leurs raisons et les intérêts pour chacun.
La réalisation d'un tel document et / ou l'organisation de réunions dans ce cadre sont également des occasions pour préciser les dépenses remboursables et concernées par la note de frais. C'est-à-dire, les frais :
- de transport
- d'hébergement
- de repas
- de déplacement
- autres liés à l'exercice du salarié
Frais réels, remboursement forfaitaire... Comment choisir ?
L'entreprise peut choisir entre deux modes de remboursement. Elle peut opter pour :
- Le remboursement des frais réels
- Le remboursement forfaitaire
Alors que le premier consiste à rembourser au salarié chaque euro dépensé, le second se traduit par le versement d'une allocation forfaitaire. Ce dernier doit se baser sur le barème établi par l'Urssaf. Dans ce cas de figure, l'entreprise est exonérée de cotisations sociales.
Attention, en cas de dépassement de sommes du barème, les montants concernés sont réintégrés à l'assiette des cotisations sociales. Ainsi, la firme doit choisir la solution la plus rentable. Celle qui générera le moins de coûts.
Notez : Le temps est également à prendre en charge
Les bonnes pratiques de maîtrise des coûts des notes de frais
Une fois le meilleur mode de remboursement choisi, le moment sera venu de se pencher sur la méthode de gestion la plus appropriée. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour la note de frais dématérialisée.
Les avantages de la note de frais dématérialisée
La note de frais dématérialisée est source de nombreux avantages. En effet, les collaborateurs peuvent transmettre leurs documents et leurs justificatifs en temps réel. Le service comptabilité peut immédiatement les enregistrer et les classer. La perte de documents est minimisée. Aussi, le service en charge des notes de frais peut visualiser, rapidement, la liste des documents manquants et envoyer un rappel en cas de besoin. Grâce au numérique, les fichiers sont scellés, certifiés et préservés de toute modification.
Les applications mobiles pour gérer sa comptabilité
Les applications mobiles sont, à l'heure actuelle, les outils les plus efficaces pour optimiser sa gestion de notes de frais et pour recevoir et transmettre les documents en lien rapidement.
La gestion administrative est source de lourds coûts. Une raison suffisante pour optimiser la réalisation des tâches et minimiser le temps qui lui est accordé. Les employés peuvent, ainsi, consacrer leur temps à des missions plus profitables. Les solutions numériques, et notamment les applications mobiles, permettent de gagner du temps et, de ce fait, de réaliser des économies !
Le travail lié à la gestion des notes de frais est facilité. Les équipes peuvent communiquer beaucoup plus facilement et échanger bien plus rapidement. Les notes de frais sont réalisées à partir d'un seul et même système, ce qui facilite leur archivage et leur traitement.
Aussi, certains logiciels donnent la possibilité de basculer les informations de la solution informatique directement dans l'outil de comptabilité, réduisant ainsi les travaux liés aux écritures comptables.
À l'inverse de la solution manuelle, les notes de frais, ainsi que leurs justificatifs, ne peuvent plus se perdent. La transmission des documents est accélérée, de la même manière que le traitement des notes.
Ce qu’il faut retenir :
- Une bonne communication de sa politique de remboursement participe à la bonne gestion des notes de frais au sein de l’entreprise
- Il est possible d’opter pour un remboursement forfaitaire des notes de frais si cela s’adapte au types de dépenses de vos collaborateurs
- De nombreux outils tels que les applications mobiles de notes de frais peuvent alléger les procédures de validation des notes de frais et générer un gain de temps et d’argent!
