C'est simple : pour un salarié, le processus de gestion des frais de déplacements doit avant tout être rapide. En fin de compte, il arrive souvent qu'un employé paye de sa poche les frais résultant de son activité professionnelle, ce qui peut représenter une somme non-négligeable pour une personne qui voyage régulièrement.
Bien sûr, il y a les cartes professionnelles, mais tous les employés n'en disposent pas et il est parfois nécessaire de payer en espèces.
Il y a deux raisons à cela : l'une est que le processus de reporting et de validation des frais reste, aujourd'hui encore, basé sur des opérations manuelles et des documents papier ; l'autre est que, bien souvent, les flux qui régulent les interactions entre les différents acteurs du processus sont extrêmement complexes. .
Afin de simplifier le processus il est souhaitable de vérifier ces flux pour éviter les goulots d'étranglement et d'éventuels doublons.
Toutes les personnes impliquées devraient avoir pleinement conscience de leur rôle et des responsabilités qu'il implique. Bien souvent, l'origine des problèmes se situe au niveau des interactions. Il sera donc important de définir les actions qui doivent être menées pour que le processus avance d'une case et passe à la personne suivante.
Dans la mesure du possible, il est donc recommandé de revoir les flux de gestion et de les simplifier. Dans des environnements corporatifs complexes, il sera bon d'intégrer au maximum ce processus de gestion des frais aux systèmes et flux préexistants.
Pour y parvenir, il faudra donc digitaliser au maximum le processus de gestion des frais, c'est-à-dire utiliser le moins possible de supports papier.
Une autre bonne pratique consiste à réguler les délais du processus, définir des périodes pour le reporting des frais, ainsi que pour leur vérification et leur règlement. La définition de ces règles temporelles est une bonne façon de montrer que l'entreprise prend au sérieux la gestion des frais et leur remboursement.
L'idéal serait de rédiger un document récapitulant la politique de gestion des frais de l'entreprise.
Par ailleurs, il est souhaitable d'établir des mécanismes permettant d'obtenir un retour sur l'état des réclamations liées aux remboursements. Que l'on se place sur le plan de la motivation des salariés ou de la politique de frais de l'entreprise, il est bon d'informer les salariés des étapes menant à l'approbation ou au rejet de leur note de frais, et de leur en communiquer les raisons.
