Beaucoup d’entreprises utilisent un modèle de note de frais Excel ou un programme similaire de feuille de calcul pour gérer leurs notes de frais. A priori, cela semble être une bonne idée : c’est un logiciel économique, facile à utiliser et accessible. Mais qu’en est-il réellement ? Est-il vraiment pratique d’utiliser Excel pour gérer les notes de frais ? Voici toute la vérité sur ce type de feuille de calcul.
Note de frais Excel
Un des problèmes principaux occasionnés par la note de frais Excel gratuite est le manque de contrôle.
Il arrive souvent que les employés aient le même modèle Excel de note de frais et que chacun le remplisse selon ses propres critères et interprétations. Cela entrave énormément l’analyse des coûts et les recherches possibles de réduction des dépenses, voire le suivi de l’application des politiques de dépenses professionnelles au sein de l’entreprise.
L’analyse des dépenses (du budget, des fournisseurs, etc), peut apporter des informations précieuses à l’entreprise, à condition qu’elle puisse en disposer librement.
Par ailleurs, le contrôle des dépenses professionnelles en soi est compliqué aussi. Si l’on veut faire un suivi exhaustif, il faut vérifier les dépenses une à une avec les justificatifs papiers de note de frais que le salarié en déplacement devra conserver pour procéder à sa demande de remboursement (frais de restauration, frais d'essence, frais de péages, frais d'hôtels, etc.).
La procédure de gestion de note de frais peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours et le contrôleur financier devra choisir entre perdre beaucoup de temps à effectuer cette tâche et ne la faire que de manière superficielle et aléatoire, en laissant probablement passer de nombreuses erreurs.
Les erreurs : le problème fréquent des notes de frais Excel
Comme toute tâche effectuée manuellement et sur support papier, il est très probable que les collaborateurs en déplacement commettent des erreurs involontaires au moment de déclarer les dépenses. Chiffres mal reportés, frais doublés ou d’une période de liquidation antérieure, mauvaise application des politiques de dépenses, peuvent être autant d’erreurs commises par les salariés
Il est également possible d’être confronté à des cas de fraude interne, puisque, comme nous l’avons vu précédemment, le contrôle de la gestion des notes de frais n'est pas simple.
Ainsi, les templates de notes de frais Excel qui semblent de prime abord une solution simple, facile et économique, s’avèrent en fait être une perte économique et une perte de temps pour l’entreprise. C’est pourquoi il vaut mieux recourir à des outils spécialisés, qui génèrent des bénéfices plus importants en terme d’efficacité et d’économie.
