La gestion des frais de déplacements est un domaine qui associe des règles, des personnes et des technologies. Trouver le bon équilibre entre ces différents facteurs est déterminant pour aboutir à un processus efficace, qui bénéficie à tous les intervenants.
La technologie est la base sur laquelle repose le processus ; les règles et la politique de l'entreprise définissent le cadre de son action. Mais ce sont les personnes, les salariés de l'entreprise, qui permettront, ou non, de créer un processus efficace. La culture de l'entreprise doit être parfaitement en ligne avec sa politique de gestion des frais, et inciter à l'utilisation de l'infrastructure technologique.
La première étape permettant d'harmoniser culture d'entreprise et politique de gestion des frais est une bonne compréhension de la situation de départ. Pour partir du bon pied, il faudrait s'interroger sur le facteur humain dans les voyages d'affaires et appréhender la culture d'entreprise par le biais des questions suivantes : Les salariés qui voyagent souvent sont-ils motivés ? Ont-ils l'impression d'être contrôlés ? En quoi consistent réellement les voyages qu'ils effectuent ? L'entreprise indemnise-t-elle correctement les kilomètres parcourus ? Les salariés ont-ils l'impression de recevoir le même traitement que leurs supérieurs ? Ces éléments subjectifs seront nécessaires pour interpréter les statistiques liées au processus de gestion des frais.
L'étape suivante consistera à vérifier les chiffres, c'est-à-dire les KPI utilisés par l'entreprise dans le contrôle et la gestion des frais (taux de fraude, montant total de la fraude, dépense moyenne par salarié, durée moyenne des déplacements, etc.).
En combinant ces deux approches, on obtient des indices permettant de voir si la culture de l'entreprise et sa politique sont en phase avec l'utilisation de la technologie. On pourra ainsi arriver à la conclusion que le taux de fraude est particulièrement élevé parce que les salariés considèrent que le montant des indemnités kilométriques est insuffisant ou que les manquements à la politique de frais résultent d'une simple méconnaissance de celle-ci. Lorsque la politique de frais édicte une règle qui n'est pas respectée dans la pratique, c'est qu'il y a un problème.
En se basant sur cette compréhension de la culture d'entreprise on pourra commencer à prendre les mesures qui s'imposent pour l'harmoniser avec la politique de frais. Plusieurs stratégies sont possibles : créer un programme récompensant le respect des directives, définir des mécanismes de vérification automatique pour renforcer le sentiment de contrôle des frais dans l'entreprise, former les employés pour qu'ils diffusent les objectifs de cette politique et comprennent leurs répercussions sur le plan économique... la mise en œuvre de ces mécanismes de correction permettra de rapprocher culture d'entreprise et politique de frais, de mieux contrôler la gestion des dépenses et de réaliser des économies.
